Строка в окне ms excel носит название. Исследуем главное окно Excel

Общий вид окна программы Excel приведен на рис.60. Окно содержит все стандартные элементы, присущие окну приложения Windows.

Значок Адрес активной Строка Строка

меню

программы ячейки заголовка меню

Рис. 60. Окно программы Excel

Строка меню окна Excel отличается от строки меню окна Word появлением лишь одного пункта Данные вместо пункта Таблица.

На панели инструментов окна Excel имеются специальные кнопки, предназначенные для форматирования числовых данных:

Денежный, процентный форматы, увеличение и уменьшение разрядности числа. Кнопка используется для объединения и центрирования текста в группе ячеек.

Ниже панели инструментов в окне Excel располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список – поле имени, в котором высвечивается адрес или имя выделенной ячейки или блока ячеек таблицы.

Между полем имени и строковым полем для ввода и редактирования во время ввода данных появляются три кнопки для управления процессом ввода.

На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначениями столбцов находится «пустая» кнопка для выделения всей таблицы.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлычками рабочих листов .

Excel , как и Word , является многооконной программой, т.е. позволяет одновременно открывать несколько документов.

В Строке состояния высвечиваются режимы работы табличного процессора, выводится дополнительная информация и находится Поле для Автовычислений.

Окно документа Excel можно разделять на два или четыре подокна и одновременно работать с разными частями одной и той же таблицы. Полосу разделения можно перемещать с помощью мыши. Разделить окно таблицы можно либо командойОКНО→Разделить, либо с помощью разделителей окна – черных прямоугольников на полосах прокрутки.

Закрыть подокна можно командой меню ОКНО→Снять разделениеили перемещением разделителя вверх или вниз.

Приступая к работе над документом в MS Excel , следует установить индивидуальную настройку экрана табличного процессора или проверить установку основных параметров.

Основные понятия MS Excel

Рабочая книга Excel – совокупность Рабочих листов , сохраняемых на диске в одном файле.

Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.

Заголовок строки выполняет аналогичные функции для строк.

Ячейка – область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе.

Формат и размеры ячеек можно изменять с помощью команд меню и вручную – с помощью мыши или клавиш.

Текущая (активная) ячейка – ячейка, в которой в данный момент находится курсор. В нее можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Каждая конкретная ячейка таблицы имеет адрес , который используется для указания на ячейку. Адрес может быть относительным или абсолютным . Ячейки могут иметь собственные имена .

Блок (диапазон) ячеек – группа последовательных ячеек. Блок может быть указан или выделен двумя способами:

¨ Непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек диапазона;

¨ Выделением блока с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Отменить выделение ячейки или блока можно щелчком мыши по любой другой ячейке или нажатием любой клавиши управления курсором. Для отмены одновременного выделения нескольких рабочих листов следует использовать команду контекстного меню Разгруппировать листы.

Адреса ячеек

Относительный адрес – обозначение ячейки, состоящее из номеров столбца и строки. Эта ссылка автоматически изменяется при копировании формулы в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копией (H5).

Абсолютный адрес – адрес, который при копировании не изменяется. Он создается из относительной ссылки путем вставки знака доллара ($) перед заголовком столбца и номером строки ($H$5).

Смешанный адрес – адрес, в котором постоянным является только один из компонентов:

¨ $B7 – при копировании формул не будет изменяться номер столбца;

¨ B$7 – не будет изменяться номер строки.

Итерации

Кроме подбора параметра существует еще один инструмент, позволяющий подбирать значения в ячейках таким образом, чтобы между ними выполнялись некоторые соотношения. Этот инструмент называется итерации. При использовании итерации вычисления в ячейках выполняются до тех пор, пока с заданной точностью для ячеек не будет выполнено требуемое условие.

Использование итераций основано на формулах с циклическими ссылками. Циклической называется ссылка в формуле, которая напрямую или опосредованно через другие ячейки ссылается на ту самую ячейку, которая содержит эту формулу. Использование циклических ссылок и итераций позволяет в ряде случаев упростить запись задачи и ее решение.

По умолчанию Excel считает, что возникновение циклической ссылки возникло в результате ошибки, и предлагает ее исправить. Для того чтобы возникновение циклической ссылки не считалось случайной ошибкой, необходимо разрешить их использование. Для этого командой Сервис→Параметры откройте окно диалога Параметры и на вкладке Вычисления установите флажок Итерации. После этого все возникающие в данной рабочей книге циклические ссылки будут вычисляться.

Дополнительно на вкладке Вычисления можно указать параметры итераций:

- Предельное число итераций – показывает, какое максимальное число вычислений будет выполнено, если решение не будет сходиться. Чем больше значение этого параметра, тем выше точность вычислений.

- Относительная погрешность – определяет максимально допустимую ошибку результата. Этот параметр указывает точность вычислений, чем меньше это число, тем выше точность.

Основные сведения

Электронная таблица Excel

Электронная таблица Excel - интегрированная система. Она предназначена для создания и обработки электронных таблиц, списков (баз данных), представления результатов обработки таблиц и списков в виде диаграмм и графиков функций, подготовки выходных форм документов, сохранения их на дисках и вывода на печать.

Для загрузки программы запустите программу Windows и щелкните мышкой по значку приложения Excel в панели инструментов Microsoft Office.

Для выхода из программы введите команду Файл, Выход.

В верхней части окна расположена строка заголовка, в которой располагаются кнопка системного меню, заголовок приложения и имя редактируемой таблицы, загруженной в окно (в начале работы по умолчанию выводится имя таблицы Книга-1), кнопки свертывания и развертывания окна программы. Ниже расположены: строка меню, стандартная панель инструментов, панель инструментов форматирования, строка ввода данных, рабочее окно (рис. 6.1).

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам электронной таблицы.

Стандартная панель инструментов содержит кнопки, дублирующие основные команды меню. Щелкнув мышью по кнопке панели, можно сразу же вызвать нужную команду. Назначение кнопок высвечивается при зависании указателя мыши на соответствующей кнопке.

Панель Форматирования позволяет оформлять рабочий лист путем выбора типа данных, параметров шрифта, размещения содержимого в ячейках, обрамления ячеек, а также выбора цвета шрифта, линий и фона.

Панели инструментов могут убираться или дополняться с помощью команды Вид , Панели инструментов . У панелей, выведенных на экран, установлены флажки. Для вывода нужной панели на экран установите флажок. Для удаления панели с экрана снимите флажок, щелкнув по соответствующему флажку мышью.

Строка формул имеет три поля: поле адреса ячейки, поле управляющих клавиш и поле ввода данных. В поле Адреса ячейки указан адрес текущей ячейки или ее имя. Если щелкнуть мышкой по этому полю, ввести адрес ячейки и нажать клавишу Enter, то курсор электронной таблицы перейдет в указанную ячейку. Этот прием перехода к нужной ячейке называется непосредственной адресацией . В поле управляющих кнопок выводятся три кнопки: Х - отмена редактирования строки ввода, P - окончание редактирования, “=” – ввод символа “=”. Названные кнопки появляются при активизации строки ввода. Поле Ввода данных предназначено для отображения вводимой информации или содержания выделенной ячейки. Для активизации строки ввода необходимо щелкнуть по ней мышью.

Строка состояния расположена в нижней части рабочего окна. В левой части строки состояния выводится информация о текущем состоянии электронной таблицы. В правой части выводится информация о состоянии управляющих клавиш Caps Lock и NumLock.

Рис. 3.1. Главное окно MS Excel

На рисунке цифрой 1 обозначено горизонтальное меню, а цифрой 15-строка состояния данной программы.

Книга состоит из листов. Каждый лист - отдельная электронная таблица, которая состоит из строк и столбцов, и имеет уникальное имя (области с именами листов - ярлыки листов - обозначены на рисунке цифрами

12 и 13 соответственно для активного и неактивных листов). По аналогии с активной ячейкой, активным листом называют тот лист, с которым пользователь работает в данный момент. Для того чтобы сделать лист активным, достаточно кликнуть мышью по имени листа либо выбрать нужный лист последовательным нажатием сочетания клавиш Ctrl + PgUp (листы будут последовательно перебираться от последнего к первому) или Ctrl + PgDn (листы будут последовательно перебираться от первого к последнему).

Строки нумеруются цифрами от 1 до 65536 (вертикальная область, обозначенная на рисунке цифрой 8), а столбцы - английскими буквами (горизонтальная область, обозначенная на рисунке цифрой

7) . Максимальное количество строк равно 65536, а столбцов - 256. Так как в английском языке всего 26 букв, то первые 26 столбцов обозначаются буквами от «А» до «Z» (как показано на рисунке), а дальше используются их сочетания. Например, АВ, АС, AD,...

На пересечении строк и столбцов листа располагаются ячейки (например, одна из ячеек обозначена на рисунке цифрой 9). Каждая ячейка MS Excel имеет адрес, состоящий из индекса столбца и номера строки. Например, Al, В12, AZ83 и так далее. Ячейка, выделенная на рисунке цифрой 9, имеет адрес D2.

Иногда удобно поставить в соответствие некоторой ячейке заданного листа собственное имя и в дальнейшем обращаться к ней по этому имени. Для присвоения ячейке имени следует перейти в область отображения адреса (на рисунке область 5) и ввести имя, которое будет доступно с любого листа книги. Именованная ссылка считается абсолютной. MS Excel строго регламентирует то, как можно и как нельзя именовать ячейки и диапазоны. Приведем эти правила:

Имена ячеек и диапазонов могут иметь длину не более 255 символов;

Имя должно начинаться с буквы или с символа «_»;

В имени могут использоваться только буквы, цифры, точка и символ подчеркивания;

Пробелы использовать запрещено;

Имя ячейки не может совпадать с ее адресом или содержащимся в ней значением;

В качестве имени нельзя использовать одну букву или число без каких-либо знаков пунктуации или дополнительных символов.

Одна ячейка на листе является активной (на рисунке это ячейка В4, которая обозначена цифрой 10).

Она обведена жирной рамкой, и ее адрес высвечивается в специальном поле Имя (на рисунке область 5). Ввод данных всегда осуществляется только в активную ячейку. При этом ее содержимое дублируется в области, обозначенной на рисунке цифрой 6 и называемой Строка формул. Изменить активную ячейку можно несколькими способами:

С помощью клавиш перемещения курсора;

Кликом мыши по нужной ячейке;

С помощью поля Имя, в котором необходимо записать или выбрать из раскрывающегося списка имя ячейки.

Перемещаться по листу MS Excel можно с помощью полос прокрутки (скроллинга), которые на рисунке обозначены цифрами 11 (для вертикальной прокрутки) и 14 (для горизонтальной).

Панели инструментов - средство для быстрого доступа к часто используемым командам MS Excel - обозначены на рисунке цифрой 4. Команды отображаются в виде кнопок с пиктограммами или текстом. Две дополнительные области панелей инструментов имеют особое назначение. Область 2, предназначена для изменения положения панели в окне MS Excel, а область 3 используется в случаях, когда из-за размера окна невозможно отобразить в нем все команды панели инструментов.

Количество ячеек рабочего листа, которые одновременно отображаются в окне MS Excel, определяется масштабом отображения. Масштаб отображения можно изменить (увеличив или уменьшив тем самым количество отображаемой информации) с помощью кнопки Масштаб панели инструментов Стандартная.

После запуска программы открывается окно Microsoft Excel , в котором выводится название приложения и открытого документа (по умолчанию Microsoft Excel – Книга 1 (рис. 2.1). Новое имя задается пользователем. Основным документом Excel является книга. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следующий номер книги: Книга2 , Книга3 и т.д. Они могут быть записаны на диск в виде файлов в формате *. xls. Каждая книга будет пред­ставлена в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

Рис. 2.1. Окно Microsoft Excel 2003: 1– строка формул; 2 – заголовок столбца; 3 – рабочая область; 4 – активная ячейка; 5 – заголовок строки; 6 – вкладка листа; 7 – кнопки перехода на другой лист

Главное меню содержит в основном те же пункты, что и другие приложения Office, например, по сравнению с меню Word, только пункт Таблица заменен на Данные . Ниже панели инструментов расположены строка формул (1) и рабочая область электронной таблицы (3). Строка формул используется для ввода в ячейку данных и формул и их редактирования.

В нижней части окна отображены вкладки листов (6) и строка состояния, в которой отобража­ются сведения о выбранной команде или параметре. Расположенные в строке состояния индика­торы показывают, действуют ли режимы расширения, добавления и какие включены функцио­нальные клавиши: Caps Lock, Scroll Lock, Num Lock.

Рабочая область электронной таблицы

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Вдоль верхней границы таблицы видны заголовки столбцов (2), вдоль левой границы – заголовки строк (5). Каждый стол­бец обозначается одной или двумя буквами латинского алфавита, начиная с A, B, C … и так до буквы Z, затем используются имена из двух букв AA, AB, ...AZ, BA, BB и т.д. до букв IV, каждая строка – числом – 1, 2, 3, 4 и т.д.

Отображенная на экране компьютера рабочая область является небольшой частью электрон­ной таблицы. Таблица может содержать до 256 столбцов (28) и до 65536 строк (216). Информация, представленная в таблице, хранится в ячейках, которые образуются на пересечении строк и столб­цов. Активная ячейка обведена рамкой (ячейка С5). Заголовки строки и столбца активной ячейки подсвечиваются. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, А1, С86, АС4 и т.п.

После выделения ячейки ее адрес или имя отображается в поле имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы переместиться к верхней части текущей области данных, дважды щелкните рамку выделенной ячейки с соответствующей стороны.

Быстро перейти к ячейке по ее адресу или имени можно следующими способами:

· Щелкнуть адрес текущей ячейки в поле Имя в строке формул (на рис. 2.1 в нем отображен адрес ячейки С5), ввести имя или адрес другой ячейки и нажать клавишу Enter. Этим способом удобно пользоваться для перехода к ячейке, которая не видна в окне в данный момент.

· Выбрать команду Перейти в меню Правка или нажать клавишу F5. Откроется диалоговое окно Переход, показанное на рис. 2.2. Имя ячейки выбирают в поле Перейти к или вводят в поле Ссылка и нажимают кнопку ОК . Данная команда позволяет перейти к любой из четырех послед­них ячеек, к которым была применена команда Перейти . Эту команду можно использовать для перехода к именованному диапазону ячеек, т.е. диапазону ячеек, который имеет имя. После выбора команды именованный диапазон выделяется.

Рис. 2.2. Окно перехода к заданной ячейке

Для Эксель каждый файл (документ) принято называть рабочей книгой, в ней расположены рабочие листы. Активный лист рабочей книги – это рабочее окно Excel. В любой момент времени может быть активно только одно рабочее окно, даже если у вас открыто несколько книг. Именно в нём вы можете осуществлять операции. Очень важно уметь настраивать окна, т.к. правильно организованное рабочее пространство – залог комфортной работы с программой.

Три состояния рабочего окна Эксель

В правом верхнем углу окна (в строке заголовка) расположены 5 кнопок, 3 из которых предназначены для работы с окнами:

1. Справка Excel
2. Параметры отображения ленты
3. Свернуть окно
4. Восстановить окно / Развернуть окно
5. Закрыть окно

Команды управления окнами Excel

Рабочее окно книги может находиться в одном из трёх состояний:

Настройка размеров рабочих окон

Если вы используете несколько книг – может понадобиться отобразить сразу несколько рабочих окон на экране. Для этого используем следующие приёмы:

Переключение между окнами Excel

Как я уже говорил ранее, активным для работы может быть только одно окно из всех, отображённых на экране. Чтобы переключать активные окна, я знаю 4 способа:

1. Кликнуть мышью . Это самый простой метод, если на экране видна хотя бы часть окна – смело жмите на неё. Окно будет активировано и отображено поверх остальных
2. Выбрать на панели задач Windows – один из самых популярных способов. Просто кликните на ярлыке нужной рабочей книги
3. Использовать горячие клавиши . Для циклического переключения между рабочими окнами нажимайте на клавиатуре Ctrl+Tab (прямое направление) и Shift+Ctrl+Tab (обратное направление). Аналог этой комбинации – Ctrl+F6 и Shift+Ctrl+F6 .
4. С помощью ленточной команды . Выполните команду: Вид – Окно – Перейти в другое окно . Откроется список доступных окон, выбирайте и переходите

Несколько окон на одном экране

Иногда нужно открыть несколько окон на экране, чтобы обеспечить совместную работу с ними. Особенно это актуально, когда разрешение экрана компьютера достаточно велико. За работу с несколькими окнами отвечает блок команд Главная — Вид — Окно .

Один документ в нескольких окнах

Чтобы открыть в новом окне еще один экземпляр уже открытого окна — кликните Главная — Вид — Окно — Новое окно . Теперь нажмите Упорядочить все , чтобы выбрать расположение окон Excel на экране. Выберите один из вариантов расположения на экране:

1. Рядом
2. Сверху вниз
3. Слева направо
4. Каскадом

Так, Вы можете автоматически, без ручной настройки расположить оба окна Эксель на одном экран.

Разделение окна на две области

Еще один способ заключается в разделении текущего окна вместо создания нового. Можно разделить на 2 или на 4 участка.

Чтобы разделить окно на 4 участка — выполните такую последовательность действия:

Чтобы разделить окно на 2 участка — выделите не ячейку, а целую строку (под линией разделения) или столбец (справа от линии разделения). Снова нажмите Разделить .

У каждой области будут свои полосы прокрутки, управлять ими можно раздельно. Но Вы все же работаете в одном и том же документе, поэтому любые внесенные изменения отобразятся в каждой из областей.

Разные книги на одном экране

Мы обсудили, как показать на одном экране несколько образцов одной рабочей книги. Аналогично можно поступить и с разными документами. Откройте все файлы Excel, которые нужно уместить на экран. Снова нажмите Упорядочить все , чтобы указать, каким способом скомпоновать окна.

Синхронная прокрутка окон

Как Вы уже поняли, при отображении нескольких окон на экране, их прокрутка осуществляется раздельно для каждого из окон. А что, если Вы просматриваете на соответствие некоторые списки, и Вам нельзя для этих целей использовать ? Было бы удобно, чтобы прокручивались все окна одновременно.

Это легко реализуется. Нажмите не ленте Вид — Окно — Синхронная прокрутка . Вот так просто, больше ничего делать не нужно!

Закрытие окна

Если вы закончили в рабочей книге – закройте её, чтобы освободить виртуальную память компьютера. Для этого существует, как минимум, 4 способа:

1. Нажмите кнопку Закрыть (х) в адресной строке книги
2. Выполните команду Файл – Закрыть
3. Используйте комбинацию клавиш Ctrl+W
4. Используйте комбинацию клавиш Alt+F4 . Эта команда заканчивает работу Excel, будут закрыты все окна

Если вы не сохранили документ перед закрытием – программа спросит, нужно ли выполнить сохранение. Выберите Сохранить , чтобы сохранить все изменения и закрыть файл; Не сохранять — чтобы закрыть книгу без сохранения; Отмена — оставить книгу открытой, не сохранять изменения.

Многие недооценивают возможности, которые даёт правильная работа с окнами Microsoft Excel. Потренируйтесь в применении всех изложенных правил и поймёте, что они могут принести значительную пользу, если информация находится в нескольких файлах и каждый из них должен быть всегда под рукой. Если же данные расположены на разных листах одной рабочей книги – вам будет полезен мой , рекомендую добавить его в закладки браузера.

Если что-то из данного материала вы не поняли – пишите комментарии, я обязательно отвечу. Всегда ваш, Александр Томм.